MASALAH MASALAH ADMINISTRASI dI INDONESIA LENGKAP

MASALAH  MASALAH ADMINISTRASI di INDONESIA

Masalah Administrasi Negara

Berbagai permasalahan pada aspek administrasi negara yang muncul selama
ini berkaitan dengan citra dan kinerja administrasi negara yang belum dapat
memenuhi keinginan masyarakat banyak. Pemasalahan administrasi negara
tersebut saling terkait dan mempengaruhi, mulai dari hubungan dan
kewenangan antar lembaga negara, sistem pemerintahan, kelembagaan
(institusi pemerintah dan institusi diluar pemerin-tah yang semakin bertambah
seperti komisi-komisi dan badan atau dewan-dewan), pengelolaan keuangan
negara, kinerja pelayanan publik yang masih buruk, hubungan kelembagaan
antara pusat dan daerah, dan SDM aparatur yang kurang atau belum
professional.

• 1.       Kelembagaan yang belum tertata dengan baik

Masalah kelembagaan tidak hanya terkait dengan organisasi dan

strukturnya, tetapi juga termasuk kultur, serta pembagian tugas dan

kewenangan antar lembaga. Dalam beberapa tahun terakhir ini, telah

dibentuk puluhan lembaga di luar pemerintah, baik dalam bentuk komisikomisi

maupun badan. Pembentukan lembaga-lembaga yang bersifat

indipenden tersebut menimbulkan permasalahan pembagian tugas dan

kewenangan, tidak hanya antar lembaga tersebut tetapi juga antara

lembaga-lembaga tersebut dengan pemerintah. Dari sudut pandang

administrasi negara, pembentukan lembaga-lembaga tersebut sangat

mengganggu dan tidak efisien dan efektif.

Disamping itu hubungan kelembagaan dan kewenangan antara pusat dan

daerah pun saat ini belum terselesaikan dengan baik. Desentralisasi dan

otonomi daerah, yang merupakan amanat konstitusi, pelaksanaannya

masih tersendat-sendat. Banyak peraturan perundangan yang

menyangkut hubungan antara pusat dan daerah masih belum rampung

bahkan beberapa peraturan cenderung tumpang tindih.

• 2.      Kualitas Pelayanan Publik

Rendahnya kualitas pelayanan publik merupakan salah satu sorotan yang

diarahkan kepada pemerintah. Perbaikan pelayan-an publik di era

reformasi merupakan harapan seluruh masyarakat, namun dalam

perjalanan reformasi yang memasuki tahun ke enam, ternyata tidak

mengalami perubahan yang signifikan. Berbagai tanggapan masyarakat

justru cenderung menunjukkan bahwa berbagai jenis pelayanan publik

mengalami kemunduran yang utamanya ditandai dengan banyaknya

penyimpangan dalam layanan publik tersebut. Sistem dan prosedur

pelayanan yang berbelit-belit, lambat, mahal, tertutup, dan diskriminatif,

serta berbudaya bukan melayani melainkan dilayani. Di samping itu

rendahnya partisipasi masyarakat dalam menggerakkan fungsi-fungsi

pelayanan mengakibatkan monopoli yang tak terkendali, dan belum

adanya standar tolok ukur terhadap optimalisasi pelayanan publik oleh

aparatur kepada masyarakat dapat menimbulkan kesulitan dalam

pengukuran kinerja pelayanannya.

• 3.       Sumber Daya Manusia Aparatur

Sebagai salah satu isu strategis dalam reformasi administrasi negara,

berkaitan dengan kompetensi SDM aparatur yang di dalamnya mencakup

kompetensi, profesionalisme, etika dan budaya kerja. Sejauh ini masih

banyak aparatur negara yang belum kompeten, serta mengabaikan

norma-norma, etika dan aturan administrasi negara yang baik.

Indikasinya adalah masih tingginya penyalahgunaan kewenangan

sehingga menimbulkan ketidakefisienan, ketidakefektifan dan ketidak

produktifan dalam penyelenggaraan negara dan pembangunan, sehingga

harapan akan suatu kultur aparatur negara yang profesional dan

akuntabel belum dapat tercapai. Fenomena seperti ini menunjukkan

keadaan yang sangat memperihatinkan mengingat dewasa ini bangsa

sedang menghadapi tantangan yang sangat kompleks, yang ditandai

dengan semakin tingginya persaingan antar negara.

• 4.       Pengelolaan Keuangan Negara

Sejak tahun 2003, telah diterbitkan tiga undang-undang di bidang

pengelolaan keuangan negara, yaitu UU 17/2003 Tentang Keuangan

Negara, UU 1/2004 Tentang Perbendaha-raan Negara, dan UU 15/2004

Tentang Pemeriksaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara. Hal yang

penting di dalam perundang-undangan tersebut adalah penggabungan

anggaran rutin dan pembangunan, dan penerapan anggaran berbasis

kinerja, dimana setiap penggunaan anggaran harus dapat

dipertanggungjawabkan hasilnya (output, outcome).

Perubahan tersebut menuntut penerapan pengawasan yang dapat

menjamin tercapainya hasil dengan penggunaan anggaran yang telah

ditetapkan. Namun demikian, hingga saat ini reformasi dalam pengelolaan

keuangan negara ini masih menghadapi kendala, antara lain belum

terbangunnya sistem atau manajemen yang mampu mendukung

penerapan kebijakan pengelolaan keuangan negara yang benar-benar

didasarkan pada kinerja unit kerja atau lembaganya.

Terkait dengan kondisi nyata tersebut, PERSADI terpanggil untuk berpartisipasi

dalam mempercepat pelaksanaan reformasi administrasi negara. Partisipasi ini

dilakukan antara lain dengan menyelenggarakan seminar nasional tentang

reformasi administrasi negara dalam kerangka negara kesatuan RI.

 Masalah Administrasi Personalia

a.      Kemurnian pelaksanaan system kecakapan pada penerimaan pegawai

Perusahaan Negara pada umum nya belum melaksanakan system kecakapan(merit system)secara murni pada penerimaan pegawai baru. Bermacam-macam merit system yang terdengar di tengah-tengah masyrakat menyatakan bahwa untuk dapat masuk suatu perusahaan Negara,harus membayar sekian rupiah.mereka yang di tolak lamaran nya belum tentu tidak memenuhi syarat, begitu pula yang tidak lulus di masa percobaan,hal demikian tadi sebenarnya tidak harus terjadi,sebab meskipun mungkin dapat menyebabkan adanya kerjasama yang baik  tapi dapat menimbulkan kerugian karena hal itu dapat menyebabkan di perolehnya tenaga kerja yang memenuhi syarat.

Pelaksanaan system kecakapan yang tidak layakdapat mengakibatkan banyak tenaga kerja yang kurang memenuhi syarat,pengangkatan pegawai melebihi formasi yang dapat menimbulkan kelebihan pegawai,sehingga terpaksa di ciptakan lapangan pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu. Hal demikian mudah menimbulkan ketidak adilan dan kemungkinan kecurangan pengangkatan pegawai dan sudah tentu juga menimbulkan pemborosan untuk yang tidak perlu.

b.      Ketepatan dalam penetapan pegawai

Sedikit sekali perusahaan Negara yang memiliki tenaga ahli yang tepat dan sesuai dengan kebutuhannya, baik kualitas maupun kuatitasnya, seperti seorang sarjana pertanian di serahi tugas mengurusi kendaraan-kendaraan, hal demikian tentu akansangat merugikan baik bagi pegawai yang bersangkutan.

Ada beberapa kemungkinan yang menyebabkan terjadi nya keadaa yang demikian, antara lain pengangkatan PEGAWAI yang hanya mengingat lowongan yang ada, kemampuan keuangan untuk pembiayaan dan penggajian  terbatas, system kawan pada penerimaan pegawai, tidak jelasnya struktur organisasi berikut job description nya sulit mencari pekerjaan pada umumnya, sulit memindahkan/mutasi pegawai untuk di tempati oleh pegawai lain yang lebih tepat, dan sebagainya. Dapat di bayangkan bahwa akan timbul beberapa akbibat dari keadaan demikian, misalnya turun semangat dan gairahbekerja sehingga produktivitas menurun dan juga dengan sendirinya menimbulkan pemborosan-pemborosan.

c.       Belum meratanya penempatan up grading

Mengingat dasar pendidikan pegawai pada perusahaan Negara tidak cocok dengan bidang, jabatan dan tugas pekerjaan yang di pangku dan dapat mengikuti cara kerja yang yang baru serta pengetahuan lainnya sesuai dengan perkembangan zaman,namun saying sekali, pada umum nya penatran tersebut sangat terbatas dan kebanyakan di laksanakan atau telah berlangsung hanya pada pegawai di golongan-golongan tertentu(golongan atas) sehingga golongan bawah kurang mendapat kesempatan. Biasanya, kesempatan ini di berikan kepada mereka yang di perkirakan mampu untuk mengikuti pendidikan tambahan/upgrading tersebut dengan harapan bahwa pegawai yang bersangkutanakan benar-benar mempergunakan kesempatan ini sesuai dengan tujuan upgrading itu sendiri, dan tidak hanya sekedar memenui perintah atasan maupun ingin bebas dari pekerjaan sehari-hari.

d.      Kesulitan dalam melaksanakan pemidahan pegawai

Padahal mutasi pegawai dirasakan penting untuk meningkatkan kegairahan pegawal dan kesegaran kerja. Mutasi pegawai juga erat kaitannya dengan latar belakang dan penempatan pegawai untuk memperoleh right man in the righ tplace". Sulitnya melaksanakanmutasi pengawai dipicu oleh beberapa faktor. Misalnya sementara orang bahwa pegawai, yang dipindahkan biasanya yang  bersangkutan memiliki  permasafahan. Faktor lain misalnya adanya jabatan basah dan kering; harus menjamin kerjasarna dengan rekan kerja barn padahal di tempat rama sudah mendapatkan suasana kerja yang menyenangkan; alasan kepentingan keluarga (keluarga kurang berminat untuk pindah dengan berbaga; alasan); sulitnya mencari dan memperoleh tempat tinggal serta lingkungan baru yang nyaman; ketidak pastian fasilitas ditempat baru; ketidakpastian akan terjadinya peningkatan kesejahteraan ditempat baru. Dampak yang ditimbulkan manakala mutasi tidak dijalankan sulit menemukan pegawai yang cocok dengan bakat, latarbelakang pendidikan, irama kerja yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pegawai langkanya pegawai yang kreatif dan inovatif; kejemuan ditempat kerja yang keseluruhnya akan memoros kepada rendahnya produktivitas kerja.

e.       Penilaian kecakapan secara objektif

Penilaian kecakapan biasanya difokukanoleh atasan masing-masing dengan berdasarkan pedoman tertentu namun demikian pertimbangan dan perkiraan atasan sendiri masih dominan. Hal ini dapat menimbulkan ketidak adilan dalam pelaksanaannya karena penilaian berdasarkan like or dislike. Apabila atasan menyenangi pegawai terten tu maka pegawai tersebut akan mendapat nirai tinggi atau baik. Sebaliknya apabila atasan tidak  menyukai bawahan tertentu  maka bawahan tersebut akan mendapat nila; buruk atau rendah meskipun realitasnya menunjukkan tidak demikian. Demikian  tindak lanjut dari hasil penilaian itu belum banyak dilakukan. Padahal perusahaan negara memungkinkan hal itu. Misalnya apabila seorang pegawai dinilai berkinerja baik maka diberikan prestasi apakah berupa bonus, pemberian beasiswa melanjutkan pendidikan atau promosi.  Sebalik nya jika pegawai dinilai berkinerja rendah maka selayaknya apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan meningkatkan kinerja yang bersangkutan. Contohnya dikirim untuk pendidikan dan pelatilhan; melakukan pembimbingan terhadap pegawai tersebut;penundaan tunjangan.

Kesulitan penilaian kecakapan dalam perusahaan negara tidak lepas dari beberapa faktor.  Misalnya penentuan ukuran penilaian terhadap masing-masing unsur yang di nilai tidaklah mudah, tidak adanya alat yang dapat memberikan penilaian secara cermat, sehingga penilai merasa ragu-ragu untuk memberikan penilaian terhadap akibat dari penilaian kecakapan yang sifatnya negative dan hal ini pula melemahkan tindak lanjut dan harus segera di laksanakan.

f.        Dua macam status pegaai dan berlakunya dua macam peraturan gaji pada beberapa perusahaan Negara

Terdapatnya dua macam status pada perusahaan Negara umumnya, yakni golongan staf(white colour workers) dan nonstaf(blue colour staff) tidak banyak efeknya di kalanagan para pegawai. Tetapi sebenarnaya bila di lihat dari rasa persatuan(corp geest) keseluruhan karyawan, hal ini dapat merupakan suatu masalah. Karena adanya dua macam status pegawai ini menunjukkan kurang adanya persamaan nasib, di samping rasa persatuan.biasanya golongan staf mengelompokan dirinya dengan sesamanya dan sukar untuk berganul dengan golongan non staf. maka dari itu tugas pemimpin untuk menjaga keharmoniasan antar dua golongan tersebut.

Pada beberapa perusahaan Negara, rupa-rupanya perbedaan satatus pegawai yang mencolok di pertajam dengan di berlakukan lebih dari satu system penggajian(berikut tunjangan-tunjangannya). Gaji staff relative lebih besar di bandingkan dengan golongan non staff, serta adanya perbedaan yang tajam dalam system pemberian tunjangan, hal ini merupakan sikap(attitude) yang di wariskan sejak jaman colonial belanda hingga aman merdeka ini.

g.      Perbedaan peraturan gaji dan jaminan-jaminan sosial di antara perusahaan Negara

Ada beberapa hal yang menjadi penyebab perbedaan peraturan penggajian selain undang-undang yang mengarturnya yakni sejarah dari berdiri dan perkembangan perusahaan Negara yang memang berlainan. Selanjutnya, keuntungan,pendapatan,dan penghasilan perusahaan memang berbeda, yang di sebabkan oleh berbagai factor.

h.      Sulitnya pemberhentian pegawai

Pada kebanyakan pegawai Negara memenag terasa adanya kelebihan tenaga pegawai (untuk golongan tertentu.Namun pelaksanaan dari pemberhentian sebagai akibat kenyataan kelebihan tersebut ternyata jarang sekali dapat benar-benar di lakukan dengan lancer dan tepat, kecuali pemecatan dalam hal-hal terkjadinya pelanggaran yang bersifat berat, ataupun yang sifatnya politis.Terhadap pegawai yang kurang cakap sulit di lakukan pemecatan. Barangkali ada sebab-sebab tertentu yang dapat di kemukakan sebagai alasan timbulnya kesulitan ini, yakni masih terbenturnya dengan peraturan perundang-undangan yan melarang adanya pemecatan yang semena-mena serta akibat yuridisnya yang cukup panjang, juga di sebabkan oleh pertimbangan sosial ekonimi terhadap pegawai yang bersangkutan, sebab dengan adanya pemecatan, bererti hilangnya mata pencaharian mereka, dan perusahaan juga terbentur maslaah pendanaan pesangon saat melakukan pekerjaan.

i.        Ketertiban presensi

Pada umumnya perusahaan negara berusaha menertibkan presensi(daftar hadir pegawai) untuk mencegah absentism, dengan suatu cara ssitem tertentu untuk mencegah dari banyaknya pegawai yang bolos kerja. Presensi yang hanya di lakukan pada pagi hari akan lebih memberikan kesempatan di siang hari, sulitnya system presensi yang benar dapat mengaibatkan sulitnya pemantauan kerajinan oleh pimpinan.

    Masalah Adminitrasi Keuangan

Masalah keuangan dan penyusunan pelaporan anggaran perusahaan dapat menyangkut hal – hal sebagai berikut:

1.      penyampaian usul anggaran yang terlambat

Anggaran merupakan suatu rencana yang dinyatakan dengan angka – angka uang yang didalamnya terdapat suatu tujuan kerja yang hendak dicapai dalam jangka waktu tertentu. Anggaran berisi tentang taksiran jasa – jasa, aktivitas dan proyek – proyek, belanja yang diperlukan, dan sumber – sumber yang diperhitungkan untuk menutupi belanja tersebut. Anggaran perusahaan negara difokuskan pada sisi pemasukan sehingga memerlukan suatu penyampaian usulan anggaran yang tepat. Keterlambatan dalam penyampaian usulan anggaran dapat mempenaruhi kuantitas dan kualitas produksi perusahaan. Keterlambatan dalam penyampaian usulan anggaran dapat disebabkan oleh hal – hal berikut: Ketidaklengkapan data, ketersediaan data tidak dilengkapi dengan cost accounting yang baik, dan kurangnya kesadaran pengelola.

2.      Kurangnya Standar Pengendalian Anggaran Perusahaan Negara

Pengukuran anggaran meliputi pengukuran terhadap output dan belanja yang dilakukan, dibanding dengan anggaran. Aktivitas pembukuan (accounting) ataubookkeepingyang kurang tertib karena kurang mapannya sistem pemasukan dan pengeluaran uang, transaksi yang tidak segera dibukukan, kekeliruan dan kecerobohan pencatatan lainnya, serta kurang mampunya audit eksternal dan internal menerbitkan pembukuan perusahaan.

3.      Ketidak Pastian Standar Laporan Keuangan

Menurut Westra (2002), badan pengawas pemeriksa laporan keuangan belum memiliki pedoman yang pasti dan baku. Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan agar laporan keuangan di audit oleh auditor independen, namun terdapat kendala kurangnya tenaga ahli keuangan. Oleh karena itu, perusahaan seharusnya menerapkan prinsip the right men in the right place.

4. Lemahnya Transparansi

Menurut Ariyoto dkk (2000), laporan keuangan dan laporan manajemen adalah sarana transparansi tentang kinerja manajemen dalam pengambilan keputusan yang straegis. Transparansi akan terlaksana apabila didukung oleh informasi yang terkandung dalam laporan – laporan yang berkualitas, akurat, dan relevan. Lemahnya transparansi dapat disebabkan olh dua kemungkinan, yaitu: perusahaan tidak memiliki kompetensi yang cukup untuk menyelesaikan laporan keuangan, atau manajemen memiliki agenda tersembunyi sehingga mengulur waktu. Lemahnya transparansi ini identik dengan lemahnya sistem monitoring atas kinerja manajemen, dan lemahnya pengendalian atas jalannya perusahaan oleh pihak – pihak diluar manajemen. Tanpa adanya transparansi, sulit mengukur sejauh mana keberhasilan manajemen dalam mengakomodasi kepentingan – kepentingan stakeholder lainnya, terutama yang idak sejalan dengan kepentingan manajemen.

     Masalah Administrasi Peralatan dan Perbekalan

Menurut Westra (2002) permasalahan mengenai administrasi peralatan dan perbekalan meliputi hal – hal sebagai berikut:

1.      Ketepatan penyediaan perbekalan.

Perusahaan negara yang memiliki cabang di beberapa daerah, menggunakan sistem sentralisasi dalam pembelian barang, namun beberapa diantaranya menggunakan sistem desentralisasi. Sentralisasi pembelian barang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang dikarenakan perencanaan waktu yang kurang tepat, gangguan cuaca, kerusakan sarana dan prasarana transportasi. Keterlambatan penyediaan barang ini mengganggu kelancaran laju pekerjaan dan efisiensi.

2.      Standarisasi alat – alat kelengkapan.

Tidak adanya kriteria dan spesifikasi standar alat – alat kelengkapan perusahaan negara diakibatkan oleh kurangnya koordinasi antara perusahaan – perusahaan negara tersebut, ketidakmampuan untuk mengganti mesin – mesin lama dan sukarnya mengganti onderdil, perusahaan negara tidak mempunyai tenaga ahli mesin, adanya perbedaan daya beli antara satu perusahaan negara dengan perusahaan negara lainnya. Ketidaktersedianya standarisasi alat – alat kelengkapan ini mengakibatkan pemborosan, kesulitan penyediaan alat – alat onderdil, dan kualitas produksi yang kurang baik dan kurang seragam.

3.      Pemakaian peralatan yang sudah tua.

Perusahaan menggunakan perlengkapan, peralatan, dan mesin – mesin yang sudah tua sehingga biaya perawatan semakin tinggi, rentan kecelakaan kerja, dan menimbulkan stagnasi serta mengurangi gairah kerja.

4.      Tata penyimpanan barang

Meliputi beberapa permasalahan penggudangan seperti, prosedur penyimpanan dan pengeluaran barang yang rumit sehingga memerlukan waktu dan biaya, ketidaktertiban pencatatan arus barang masuk dan keluar, dan pengabaian terhadap usaha – usaha pencegahan keselamatan dan keamanan barang  dalam gudang yang dapat merugikan perusahaan.